Tags:

Mijn ervaringen met het bibliotheeksysteem Aura (1)

Sinds  maart 2019 ben ik applicatiebeheerder van Aura online in een mediatheek.
Dit systeem wordt gebruikt door een groep van vrijwilligers die vaak maar een halve dag per week werken. Mijn ervaringen zijn deels opgedaan doordat ikzelf met het systeem werk en deels uit mijn observaties van andere mediatheek medewerkers zowel tijdens hun inwerkperiode als soms tijdens de werkzaamheden.

Versie 5.8 en 5.9 heb ik behoorlijk doorgespit. Dit vanuit mijn ervaring als software engineer en met mens-computer interacties. 

Beginstuatie

Een bestaande virtuele collectie is overgezet naar Aura. De aanduiding virtueel in gebruikt omdat niet gecontroleerd is of deze collectie overeenkomt met de werkelijke collectie. Hiervoor zal eerst een uitgebreide inventarisatie uitgevoerd moeten gaan worden. Het primaire doel was om de uitleenadministratie en het rappeleren op gang te brengen.

In deze mediatheek wordt er iedere dag door een ander persoon het baliewerk ter hand genomen.
Het uitgeven en innemen van de items en het verwerken van boetes en kosten vraag dus om eenvoudig en consequente mens-machine interactie. Dit zijn dus ook de kriteria die ik hanteer bij het evalueren van de functionaliteit van Aura. Een bijomende kriterium wordt gevormd door de kreet op de Aura website zelf: “Tienduizenden gebruikers vinden Aura een feest om mee te werken. “. 

Als applicatiebeheerder ervaarde ik de in de organisatie waar ik voor werk Aura op een aantal punten absoluut geen feest om mee te werken. Ik zal deze nader beschrijven.

Algemeen

Aura beweerd veel over de hoe de vele  gebruikers hun systeem ervaren.
Een forum waarop de gebruikers zelf hun ervaringen en problemen kunnen delen en bespreken, ontbreekt echter.
Een dergelijk forum is wel gebruikelijk bij producenten van goede software.

De menustructuur is hiërarchies. Bijna alles loop via het top-item. Maar soms zijn er submenutjes. 
Dit is behoorlijk omslachtig en tijdrovend.

Inventarisatie functie:

Lees de barcodes in en meldt achteraf bij welk boek uit de catalogus deze code behoort.
Wat echter niet gemeld wordt, is als een barcode die niet in de catalogus voorkomt.
Wat ook niet gemeld wordt, is als er een barcode meer dan één keer voorkomt.
Wat ook niet geregistrerd wordt is het tijdstip van de scan. verder zou het handig zijn als diegenen die inventariseerd ook iets zou kunnen meegeven over de locatie, zoals: kast- en planknaam.
Het plank voor plank scannen van de barcodes, om deze met de virtuele catalogus te vergelijken, is een tijdrovende klus.
Het leverd echter geen complete inventarisatie van het werkelijke bezit op.
Om deze reden is de aanduiding inventarisatie verkeerd gekozen.

Rappellering

Rappellering is een kernactiviteit van een mediatheeksysteem.
De rappelering gaat handmatig en is omslachtig. Niet alle rappels worden éénduidig geregistreerd.
Juist van een geautomitiseerd systeem zou je mogen verwachten dat rappels zonder handmatige tussenstap en op tijd verstuurd gaan worden. 
Niet echt een feestje om mee te werken.

Afhandeling boetes en kosten

De afhandeling van boetes en kosten gaat op een verschillende manier.
De boeteafhandeling gaat redelijk. Echter er wordt geen bewijs van betaling naar de lener gestuurd of aangemaakt.
De kostenafhandeling verloopt anders dan de boeteafhandeling en is gevoelig voor verkeerde toetsaanslagen en bevat onduidelijkheden. Ook hier wordt geen bewijs van betaling verzonden of aangemaakt.
In beide gevallen dient de baliemedewerker handmatig een bewijs van ontvangst uit te schrijven.

Print Friendly, PDF & Email